Mediation in het Nederlandse bedrijfsleven

Mediation heeft, evenals maatschappelijk verantwoord ondernemen, tot op heden in de praktijk nog steeds onvoldoende ingang gekregen in het bedrijfsleven Ondanks de grote maatschappelijke en bedrijfsmatige voordelen passen ondernemingen integraal conflictmanagement en mediation nog weinig toe en managers zien conflicten managen niet als hun taak. Dat heeft verscheidene oorzaken, zoals we inmiddels uit de praktijk en op basis van onderzoek weten.

Conclusies uit het ACB-onderzoek voor Nederland bij ondernemingen: [1]

  • Omdat door de meeste bedrijven hierover geen statistieken worden bijgehouden, is niet bekend wat conflicten het Nederlandse bedrijfsleven jaarlijks kosten in termen van tijd en geld.
  • In een conflict is de keuzevrijheid van betrokkenen hoe ze een geschil willen aanpakken beperkt. Met de opponent moeten hierover afspraken worden gemaakt en de betrokken juristen en andere adviseurs zijn niet altijd enthousiast om een ‘alternatief’ te proberen.
  • Bedrijven hebben zelden concrete richtlijnen hoe met conflicten moet worden omgegaan. In de praktijk komt het er vaak op neer dat een manager uiteindelijk zelf moet zien uit te vinden hoe een conflict het beste te behandelen is. Managers voelen geen ownership voor het managen van conflicten.
  • Ondernemingen geven aan wel geïnteresseerd te zijn in alternatieven om geschillen op te lossen, omdat ze niet altijd tevreden zijn met de voorhanden standaardmethoden. De redenen voor de ontevredenheid zijn met name de hoge kosten, de tijdsduur en de onvoorspelbaarheid van een juridische uitspraak. Evenals het gebrek aan vertrouwelijkheid van een procedure bij de rechter.

Conclusies uit het PWC/Viadrina-onderzoek voor Duitsland: [2]

  • Onderhandelen en mediation worden door bedrijven als de methoden met de meeste voordelen gezien, maar de meeste bedrijven kiezen als vervolgstap als zelf onderhandelen niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd desalniettemin voor een juridische procedure.
  • (Gestructureerd) gebruik van out of court-procedures hebben een beter effect dan ad hoc-benaderingen.
  • Grote bedrijven gebruiken vaker systematisch conflictmanagement dan kleine bedrijven.

Conclusies uit het Herbert Smit-onderzoek voor Europese blue chips: [3]

  • Systematisch gebruik van mediation vindt slechts op zeer beperkte schaal plaats in Europa. De doorslaggevende factor om mediation wel te gebruiken is de opstelling van de bedrijfsjuridische afdeling.
  • De meeste bedrijven zijn ‘poorly educated’ op het gebied van mediation (de meeste positieve uitzonderingen zijn in Groot-Brittannië te vinden).

Conclusies uit het ADR Center-onderzoek in het kader van een EU-project (midden- en kleinbedrijf): [4]

  • Gemiddeld 0,5 procent maakt gebruik van mediation (aantal mediations/aantal bij de gerechten aanhangig gemaakte zaken) [5].
  • Het overgrote deel van de bedrijven bevestigde dat ze geen ADR policy hebben (77 procent) of zijn niet op de hoogte wat dat inhoudt (7 procent).
  • Het gemiddelde slagingspercentage voor mediation in Europa is 75 procent; 70 procent bij mandatory (verplichte) mediation en 80 procent bij vrijwillige mediation.
  • Bijna de helft van de bedrijven denkt dat ongeveer 50 procent van de mediations wordt afgesloten met overeenstemming; 26 procent denkt zelfs dat het slagingspercentage nog lager ligt. Slechts 26 procent maakt de juiste inschatting.

 

Geen bedrijfsmatige benadering van conflicten. Geschiloplossing wordt gezien als een juridisch probleem in plaats van een managementvraagstuk

Managers zien het omgaan met conflicten niet als een managementtaak, vinden conflicten vervelend, weten niet hoe ze met conflicten om kunnen gaan, en het kennisniveau op het gebied van moderne conflictmanagementmethoden is onvoldoende [6]. Het gevolg is dat de verantwoordelijkheid voor het oplossen van een commercieel geschil in de regel wordt overgedragen aan de bedrijfsjuridische afdeling of een externe advocaat. Arbeidsconflicten gaan in de regel naar de afdeling P&O.

Conflicten worden niet altijd tijdig (h)erkend. Daarnaast beschikken niet alle managers over voldoende vaardigheden om een conflict adequaat te managen. In het promotieonderzoek ‘Manager en conflict’[7] wordt aangetoond dat ‘vermijden’ een veelgebruikte managementbenadering is om met conflicten om te gaan. Volgens De Reuver zijn ‘vermijders’ minder in staat hun gedrag aan te passen al naar gelang de vereisten van de situatie en de wederpartij. In het eerdergenoemde Engelse onderzoek [8] geeft 63 procent van de ruim zeshonderd ondervraagde managers aan dat ze zelf vinden dat ze over onvoldoende kennis en vaardigheden beschikken om conflicten te kunnen managen.
Het tackelen van problemen in een team wordt vervelender gevonden dan het maken van een parachutesprong of het laten kaalscheren voor een goed doel [9].
Managers hebben voor conflicthantering ook vaak geen specifiek budget. Ze dragen zaken intern over aan de personeelsafdeling of aan de afdeling juridische zaken en hebben geen incentive om op deze kosten te besparen. Dat het sneller en goedkoper kan, is daarom niet erg interessant voor de gemiddelde manager.[10]

Daarnaast kunnen de volgende factoren een rol spelen:

  • Toegeven dat er sprake is van een conflict wordt vaak gezien als falen van zelf onderhandelen, managen of communiceren.
  • Conflicten tackelen is lastig, het betreft ook de manager zelf als persoon. Het betekent zelf de verantwoordelijkheid nemen voor zowel de oplossing van een conflict alsook voor het onder ogen zien van het eigen aandeel in het ontstaan van een conflict en toegeven dat er door de manager of in de eigen organisatie ook fouten zijn gemaakt.
  • Soms zijn betrokkenen snel met een standpunt naar buiten getreden om een coalitie te vormen of de achterban erbij te betrekken (‘We gaan ze een lesje leren’), dan is terugkrabbelen lastig.

Het voelt daardoor vaak in eerste instantie beter achter een advocaat te verschuilen die voor de eigen cliënt het woord doet en zegt dat deze volkomen gelijk heeft en dat het standpunt van de wederpartij nergens op slaat. Ook is het hierdoor vaak gevoelsmatig prettiger als een derde een – desnoods ongunstige – beslissing oplegt [11].

Vanuit de onbekendheid met de moderne methoden van conflictmanagement blijken er in het ACB-onderzoek nog veel vooroordelen te bestaan ten opzichte van mediation. Het zou ‘te soft’ zijn of ‘een vorm van arbitrage’, ‘geen toegevoegde waarde’ hebben boven zelf onderhandelen en leiden tot een ‘poldercompromis’. In het onderzoek van Herbert Smith [12] worden soortgelijke misvattingen genoemd die een blokkade vormen om mediation te beproeven.

Ook bij advocaten bestaan vooroordelen en blokkades om mediation bij hun cliënt aan te bevelen

 

 


[1] Schonewille, M.A. (2004), Winst maken bij het oplossen van geschillen: conflictmanagement en mediation in Nederlandse ondernemingen, onderzoeksrapport. Den Haag: ACBMediation.
[2] PricewaterhouseCoopers and the European University Viadrina Frankfurt/Oder (May 2005), Commercial Dispute Resolution: A Comparative Study of Resolution Procedures in Germany. Onderzoek onder 158 Duitse bedrijven. 
[3] Herbert Smith (2007), ‘The Inside Track – How Blue Chips Are Using ADR’.
[4] 'The Cost of Non ADR: Surveying and Showing the Actual Costs of Intra-Community Commercial Litigation', June 2010. Te downloaden via www.adrcenter.com/international en www.toolkitcompany.com onder de resources-tab.
[5] De strafrechtprocedures buiten beschouwing gelaten, het gaat om burgerlijke en handelszaken, het soort zaken waar de Europese Mediationrichtlijn op toeziet).
[6] ACB marktonderzoek. Schonewille 2004 en CEDR/CMS 2006.
[7] Reuver, R.S.M. de (2003), Manager en conflict. De constructie en evaluatie van de test voor het hanteren van alledaagse organisatieconflicten (diss. Tilburg). Amsterdam: Dutch University Press.
[8] CEDR/CMS 2006.
[9] Managers kregen de keuze of ze performanceproblemen binnen het team zouden aanspreken of liever …:

  • 35 procent springt voor het eerst uit een vliegtuig (met parachute).
  • 27 procent laat zich kaalscheren voor een goed doel.
  • 8 procent eet een week lang insecten. Gevraagd naar de keuze of ze tegen een cliënt zouden zeggen waar het op staat of liever …: 
  • 49 procent gaat naar een bijeenkomst waar hij/zij niemand kent.
    Gesteld voor het dilemma om de eigen baas aan te spreken op matig functioneren of liever …:
  • 69 procent stuurt in een restaurant een fles wijn terug.
    Bron: onderzoek CEDR/CMS; McKenna 2006.

[10] ACB marktonderzoek 2004.
[11] ACB marktonderzoek (2004).
[12] Herbert Smith (2007), ‘The Inside Track – How Blue Chips Are Using ADR’