Voorbereiding

Voorbereiding op een mediation

Een goede voorbereiding kan in het navolgende mediationproces veel rendement opleveren. De selectie van de juiste persoon van de mediator is van cruciaal belang voor het slagen van de mediation. ACB besteed bij het initiëren van de mediation veel aandacht aan het matchen van partijen en de juiste mediator. Samen met partijen of hun juridische adviseur gaat ACB na wat het gewenste profiel is van de mediator en welke mediators vrij zijn om een zaak te begeleiden op de door partijen gewenste termijn.

Hier vindt u overzichten waar u op moet letten bij de selectie van de persoon van de mediator, wat er in een mediation overeenkomst moet staan en vooral hoe u uzelf en uw cliënt optimaal voor kunt bereiden op de mediation procedure.

 

Criteria bij de selectie van de mediator cq mediation instituut

  • Vertrouwen van alle betrokkenen
  • Erkende opleiding,  mediation ervaring met dit soort geschillen
  • Onafhankelijk + vrij om deze zaak te begeleiden (inhoudelijk, relationeel)
  • Beschikbaar op gewenste termijn (tijd)
  • Specifieke expertise nodig? (taal, vakjargon, inhoudelijk)
  • Gewenste stijl (faciliterend, evaluerend, mengvorm, transformatief)
  • Team mediation nodig?

Belangrijke elementen van een mediationovereenkomst

  • Inspanningsverplichting om te trachten tot een oplossing te komen
  • Toepasselijk reglement, gedragsregels mediator (evt. klachtenregeling, tuchtrecht)
  • Omschrijving geschil
  • Vertegenwoordigingsbevoegdheid
  • Geheimhouding
  • Bij oplossing meewerken aan vaststellingsovereenkomst
  • Honorarium mediator en kostenverdeling

De ‘spelregels’ bij mediation

  • De mediation vangt aan door het ondertekenen van een mediationovereenkomst, waarbij tevens het ACB mediationreglement van toepassing verklaard wordt;
  • Partijen doen vrijwillig mee; maar niet vrijblijvend. In de mediationovereenkomst wordt een inspanningsverplichting voor partijen opgenomen dat zij actief meewerken aan het vinden van een oplossing;
  • Partijen en anderen die bij de mediation zijn betrokken, ondertekenen een geheimhoudingsclausule;
  • De mediator is gebonden aan gedragsregels zoals onpartijdigheid, geheimhouding en de zorg voor een voortvarend verloop; een mediator is tevens onderworpen aan
    een tuchtrechtregeling en een formele klachtenprocedure
  • De mediator kan partijen ook afzonderlijk spreken;
  • Komen partijen tot overeenstemming, dan wordt deze vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, waarmee de mediation eindigt;
  • Vertegenwoordigers van partijen die aan de mediation deelnemen, moeten de bevoegdheid hebben om een dergelijke overeenkomst te ondertekenen; Tot het moment van ondertekening is men niet gehouden aan tijdens de mediation gedane voorstellen en ingenomen standpunten.

Voorbereiden van een cliënt

  • Nadruk leggen op toekomst en belangen ipv op verleden en (juridische) standpunten
  • Voorlichten over verloop mediation proces
  • Reality testing, hoe groot is de kans dat de rechter het verzoek honoreert / procesrisico’s
  • BATNA invullen
    Best Alternative To Negotiated Agreement: wat houdt het alternatief in –vb rechter of schikken- , zowel qua inhoud als procedure. Kosten, duur, getuigenverhoor. Wat houdt dit (non) financieel voor de organisatie in
  • Vertegenwoordigingsbevoegdheid, onderhandelingsruimte en invloed evt. achterban vaststellen
  • Waar gaat het hier om
  • Wat zou er moeten gebeuren om het conflict op te lossen
  • Waarom wil de cliënt dit (belangen cliënt exploreren)
  • Hoe ziet de wederpartij dit, welke belangen heeft deze
  • Benaderingswijzen voor oplossingen bekijken
  • Wie moeten bij de mediation aanwezig zijn (achterban, wie neemt wederpartij mee?)
  • Keuze advocaat wel of niet  aanwezig tijdens mediation
    (vb uit kostenargumenten, cliënt moet in staat zijn eigen belangen te verwoorden en te behartigen)
  • Ondersteuning cliënt bij opstellen profiel en keuze van mediator cq instituut dat mediation begeleidt

Zelf voorbereiden op een mediation

  • Definieer inhoudelijke kwesties / doelstellingen
  • Lijst van feiten die kunnen helpen
  • Beperk de "hoeveelheid papier"
  • Overzicht punten die aan de orde kunnen / moeten komen
  • Beoordeel eigen positie per punt
  • Analyseren behoeften / doelstellingen wederpartij
  • Plan de eigen strategie wat betreft de informatiestroom (wanneer breng ik welke informatie in de mediation in, wat is  iets voor caucus, moet ik eerst een feit, vb inbreuk, bij de rechter vast laten stellen?)
  • Ken de eigen zwakke punten en gevoeligheden